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Se está reuniendo con un grupo de gerentes en una compañía cliente a fin de comprender los requisitos de un proyecto para un centro de llamadas. Estos gerentes funcionales son categóricos al afirmar que ellos saben lo que se requiere y cuestionan su intención de reunirse con el personal del centro de llamadas. Le preguntan, “¿Por qué quiere hablar con los trabajadores? Ellos no participan de la planificación de la estrategia organizacional de la compañía”. Usted les contesta que:
El análisis exhaustivo de los interesados es crítico para el éxito del director del proyecto. Entre otras cosas, ayuda al director de proyectos a desarrollar un enfoque de la gestión de los interesados en base a factores pertinentes, algunos de los cuales podrían ser más importantes de lo que parecen a primera vista. Algunos de estos factores podrían ser documentados en un modelo de prominencia. El modelo de prominencia se utiliza en el análisis de los interesados para clasificar a los interesados en base a ¿Qué factores?
Usted esta trabajando en un proyecto que requiere la utilización de una matriz de evaluación del involucramiento de los interesados. Esta herramienta se puede usar para identificar:
Como una salida de Identificar a los Interesados, ¿Cuáles de las siguientes opciones se incluyen el registro de interesados?
El director del proyecto es el responsable de administrar las solicitudes de cambios en el transcurso del proyecto y de facilitar la capacidad del equipo de responder y de actuar de acuerdo con cada solicitud de cambio aprobada, según se requiera. Las respuestas a las solicitudes de cambios varían según una diversidad de factores. ¿Cuál es la mejor forma de describir la relación entre el control integrado de cambios y la gestión de los interesados?
Un director de proyectos ha dirigido cuatro proyectos para la compañía y se lo está considerando para integrar el equipo de la oficina de dirección de proyectos. Durante la evaluación de su desempeño, se descubre lo siguiente. El primer proyecto del director de proyectos tuvo una variación del costo final de -500, utilizó dos recursos críticos, tuvo que someter a reproceso el acta de constitución del proyecto durante la ejecución del proyecto y se colocó en el puesto 14 en prioridad dentro de la compañía. El segundo proyecto finalizó con una variación del cronograma de +100, se completó con un cronograma considerablemente comprimido y recibió una carta de recomendación del patrocinador, pero el producto del proyecto no se utilizó. El tercer proyecto tuvo un índice de desempeño del cronograma (SPI) de 0,90 y 25 elementos abiertos en el registro de incidentes al completarse el proyecto. Cada uno de estos proyectos tuvo un presupuesto de costos de US $10.000 y entre 20 y 28 por ciento más cambios que otros de su tamaño. La oficina de dirección de proyectos decidió no incorporar a este director de proyectos al equipo. ¿Cuál de los siguientes enunciados describe mejor el motivo de esta decisión?
La información que abarca los niveles deseados de involucramiento de los interesados y el modo en que los interesados particulares participarán en el proyecto se incluye en:
Esta dirigiendo un proyecto para actualizar una aplicación existente para nómina de pago. Usted ha identificado y analizado a los interesados; ha tomado medidas para garantizar el involucramiento positivo de los interesados y para asegurar que esos requisitos cumplan los objetivos del proyecto. El registro de interesados ha sido una parte importante de mucho de este esfuerzo. ¿Qué es un registro de los interesados?
Todas las siguientes son verdad, excepto:
¿Cuál de los siguientes enunciados describe mejor cómo los interesados participan en un proyecto?
¿Cuál de los siguientes enunciados describe mejor cómo los interesados participan en un proyecto?
Acaba de comenzar la última de cuatro fases en un proyecto que se está completando en una organización matricial de grandes dimensiones. La semana pasada, tres personas, que antes no conocía, han presentado inquietudes u objeciones a su proyecto. Una de estas personas expresa su inquietud porque el producto del proyecto será obsoleto en cuestión de meses. A otra le parece que el proyecto es una pérdida de tiempo y de recursos; la tercera persona le transmite sus dudas sobre la competencia de uno de los contratistas del proyecto. ¿Esto indica un problema con su desempeño en qué proceso de la dirección de proyectos?
El proyecto ha ido bien, excepto por el número de cambios que se han realizado. El producto del proyecto está instalándose en siete departamentos diferentes dentro de la compañía y cuando esté operando mejorará enormemente el desempeño departamental. El equipo ha seleccionado los procesos adecuados para utilizar en el proyecto. El director del proyecto es un experto técnico y ha sido capacitado en comunicaciones y dirección de personal. ¿Cuál de las siguientes es la causa más probable de los cambios del proyecto?
Está planificando un proyecto para desarrollar un sitio web para un importante centro médico. El sitio será utilizado por pacientes, profesionales médicos, personal auxiliar y representantes de aseguradoras. ¿Cuáles son las herramientas que mejor le ayudarán a determinar las actitudes actuales que tienen los interesados de cada uno de estos grupos diversos con respecto al proyecto y a los niveles de involucramiento que necesita de cada uno de estos grupos?
Esta dirigiendo un proyecto para desarrollar un nuevo sitio Web de una organización. El sitio será muy complejo e interactivo y ni su equipo ni el cliente tienen mucha experiencia en el desarrollo de este tipo de sitios Web. La linea de tiempo es extremadamente agresiva. Cualquier retraso será costoso para su compañía y para el cliente. Tiene un patrocinador del proyecto y ha obtenido un acuerdo y la aprobación del acta de constitución del proyecto y del plan para la dirección del proyecto. El personal del cliente ha sido constantemente informado acerca del progreso del proyecto a través de los informes de estado y las reuniones regulares. El proyecto está a tiempo, dentro del presupuesto y una revisión superficial final ha sido calendarizada. De repente, escucha que el esfuerzo completo puede ser cancelado porque el producto desarrollado es completamente inaceptable. ¿Cuál es la causa más probable de esta situación?
Las personas asociadas con la organización en la que usted trabaja se han estado quejando por la falta de información en lo referente a los cambios venideros y desean obtener esa información ahora. Á algunos les parece que lo que han escuchado hasta ahora de su proyecto significa que perderán su empleo o que se verán obligados a encontrar un puesto diferente dentro de la compañía. Por suerte para usted, el SPl es de 1,08 y el CPI es de 0,99, por lo que está confiado de lograr el éxito. ¿Cuál es la mejor forma de afrontar esta situación?
Se le ha pedido que asuma la dirección de un proyecto que ha venido registrando un desempeño insatisfactorio. El cliente está muy contrariado con los resultados hasta ahora, pues el proyecto está significativamente retrasado en el cronograma y ha excedido el presupuesto. El equipo se ha esforzado para cumplir con el plan, pero no ha podido cumplir con ninguno de los compromisos asumidos con el cliente. Entre las muchas cosas que está haciendo para que el proyecto vuelva a encauzarse, usted intenta sostener la confianza del cliente y de otros interesados, de resolver conflictos y de prevenir problemas. Todos estos esfuerzos son parte de:
Mientras intercambia opiniones acerca del proyecto con algunos interesados, la directora del proyecto se percata de que necesita hacer adiciones a la matriz de trazabilidad de requisitos y al registro de los interesados. ¿Necesita de la aprobación formal del patrocinador o de otra persona para cambiarlos?
Usted está gestionando un proyecto con el que se creará en el mercado un nuevo dispositivo electrónico de consumo. La descripción del alcance del producto indica que la mitad de los componentes necesarios para fabricar el producto son de fácil disponibilidad en el mercado, mientras que el resto se produce en otras compañías incluidas entre los vendedores preferenciales de su empresa. Con frecuencia, usted gestiona proyectos en los que se recurre a equipos internos de investigación y desarrollo, por lo que le preocupa la dinámica de tantos contratos que posiblemente se superpongan y el trabajo que se requiere para gestionar la entrega por parte de cada vendedor a fin de dar cumplimiento a la restricción de un cronograma muy agresivo. Su plan de gestión de las adquisiciones será importante para el proceso de identificar a los Interesados porque:
Como director de proyectos, no puede dedicar el tiempo que desearías para interactuar con los interesados. ¿Conocer a cuál de los siguientes interesados sería su prioridad?
Su vendedor seleccionado ha viajado desde su país de origen para negociar un segundo contrato con su organización. Usted y el gerente de adquisiciones siguen aguardando una hora después de la hora pautada para la reunión y el vendedor aún no ha llegado. ¿Cuál de las siguientes acciones debe llevar a cabo?
Un interesado en particular tiene la reputación de solicitar muchos cambios en los proyectos. Usted trabajará con este interesado, puesto que fue asignado como director de proyecto de un proyecto en el cual él también está involucrado. El proyecto recientemente aprobado creará un sitio web que posee un par de funciones que utilizarán los clientes del interesado. Sin embargo, los clientes en esta unidad de negocios utilizan el sitio solo de manera ocasional. ¿Cuál es el mejor enfoque que puede adoptar en el inicio del proyecto para dirigir esta situación?
Su gerente ha estado revisando su desempeño en el último proyecto y le dice que debe tomar medidas para mejorar sus habilidades en la gestión de los interesados. Cuando se trata de la gestión de los interesados, todas las siguientes son responsabilidades del director del proyecto, excepto:
Una directora de proyectos está trabajando en su primer proyecto, destinado al desarrollo de un sistema de navegación automatizado para una instalación pública recreativa que se ha renovado hace poco. Se siente un poco agobiada y acude a su mentor para que le aconseje por dónde comenzar. Su mentor le recomienda con énfasis que comience por identificar a los interesados de su proyecto. ¿Cuál de los siguientes enunciados describe mejor a los interesados?
¿La gestión de los interesados es una responsabilidad importante del director del proyecto durante cuál grupo de procesos?
Durante la recopilación de los requisitos, se hizo evidente que el proyecto no podría abordar todos los requisitos que fueron solicitados por los interesados. El director del proyecto reconoció que esto podría molestar a algunos interesados e incluso crear resistencia hacia el proyecto por parte de algunos de los interesados. También sabía que tener un plan de involucramiento de los interesados fuerte podría ayudarlo a resolver esta situación. ¿Cuál de los siguientes es el objetivo principal de la gestión de los interesados?
Usted sabe que algunos grupos dentro de su organización aportarán su opinión acerca de los requisitos que puede impactar sobre su habilidad de desarrollar un cronograma realista. Gestionar las expectativas de los interesados siempre es importante, pero lograr la satisfacción del interesado es más crucial con algunos grupos que con otros. Todas las siguientes son partes del esfuerzo de gestión de los interesados, excepto:
Casi al finalizar su último proyecto, un grupo de interesados exigió requisitos adicionales Una vez que se percataron de que se verían afectados por su proyecto. Esto generó un problema porque usted no había estimado ni el tiempo ni el costo de estos requisitos en el plan para la dirección del proyecto. Algunos de los nuevos requisitos entraban en conflicto con aquellos que había presentado el patrocinador del proyecto, mientras que algunos entraban en conflicto con los de otros interesados clave. ¿Qué es lo mejor que puede hacer para evitar que surja un problema tal en proyectos futuros?
Se le ha asignado de manera tentativa a un proyecto que aún no ha recibido la aprobación final. Ya se han identificado a varios de los interesados que, muy probablemente, participarán del proyecto o que serán impactados por él. ¿Durante qué grupos de procesos de dirección de proyectos se puede identificar a los interesados?
El objetivo clave de la gestión de los interesados es:
El equipo está trabajando en el desarrollo de un nuevo producto que está diseñado para suscitar el interés de personas de todas las edades y de todo el mundo. Debido a la diversidad de la base de interesados, el equipo ha decidido agruparlos por categorías con el fin de planificar estrategias efectivas de involucramiento de los interesados. ¿Cuál de las siguientes herramientas será la que redunde en mayores beneficios en este esfuerzo?
El director del proyecto lidera numerosos esfuerzos en un proyecto, incluidos la gestión de riesgos, la calidad, los interesados, el alcance, los costos, etc. Podría haber discrepancias sobre cuál de estos esfuerzos es el que requiere mayor atención para garantizar el éxito del proyecto. Entre todos estos esfuerzos concurrentes, ¿a cual debería prestarle más atención el director del proyecto?
El producto de su proyecto es una aplicación de recursos humanos que será de utilidad para la compañía a la hora de contratar e incorporar a nuevos empleados. El equipo se dedicará a trabajar en los requisitos que afectan las necesidades de algunos de los interesados a lo largo de todo el proyecto. Los requisitos de algunos de los demás interesados solo tendrán peso hacia el final del proyecto. ¿Cuándo tiene el interesado una mayor influencia en un proyecto?
Una meta principal de su proyecto es reducir el tiempo que les consume a los técnicos del área de servicios ayudar a los clientes a solucionar incidentes mediante la función del chat en línea. El proceso actual incluye verificar de forma fehaciente la información de autenticación del cliente, evaluar el problema y, por último, solucionarlo. El equipo considera que se requiere corregir el aspecto técnico para mejorar la funcionalidad del chat y alcanzar la meta de reducir el tempo que se requiere para solucionar los problemas de los clientes. Los representantes del área de servicio al cliente creen que el proceso es defectuoso. Algunos de los miembros del equipo también se han manifestado preocupados debido a que los representantes del área de servicio al cliente interfieren con sus tareas cuando intentan abarcar un rol más amplio que el adecuado para el proyecto. La tensión entre los interesados va en ascenso y la gerencia muestra preocupación. Se ha suscitado un debate sobre a quién le corresponde asignar los roles del proyecto. El rol de cada interesado es determinado por:
En un esfuerzo por identificar a los interesados que podrían verse afectados por el proyecto, está revisando la estructura organizacional de la compañía de su cliente. Cuando identifica a los interesados en el diagrama organizacional, solicita reuniones con cada uno de ellos. Documentar la información que obtuvo de cada interesado en el registro de interesados. Este registro puede utilizarse como una entrada, ¿en cuál de los siguientes procesos?
Una directora de proyectos de su compañía se muda al extranjero por una oferta de trabajo en otra organización. Se le ha asignado que se haga cargo de su proyecto para revisar el sistema de gestión del almacén. La directora del proyecto solo ha terminado parte de la planificación inicial de este proyecto y le deja algunos consejos: “Cuando esté recopilando los requisitos, no pase por alto hablar con los repositores de medio tempo así como con el personal de tiempo completo y los supervisores del almacén; los empleados de medio tiempo probablemente hagan algunos aportes que otros no pueden, ya que se les suele solicitar que rellenen los informes durante el horario nocturno o cuando los cargamentos más grande entran y salen. Y asegúrese reflexionar mucho sobre las actividades predecesoras y sucesoras mientras que planifica el cronograma, ya que habrán muchas dependencias en este proyecto. Además, recuerde que los estándares de calidad deben cumplirse antes de cerrar cada fase y antes que el proyecto se cierre por completo”. Para este proyecto y para proyectos en general, ¿en cual de los siguientes procesos es más importante la gestión de los interesados?
El involucramiento de los interesados es una responsabilidad fundamental del director del proyecto y debe planificarse, gestionarse y medirse cuidadosamente a lo largo de todo el proyecto. El registro de interesados puede ayudar con este esfuerzo. ¿Cuál de los siguientes enunciados sobre la información del registro de los interesados es verdadero?
Usted y su equipo han trabajado con diligencia a lo largo de la planificación para identificar a todos los interesados de su proyecto. Sin embargo, durante la ejecución del proyecto se identificó a un nuevo grupo de interesados. El involucramiento será crítico para el éxito y aceptación del producto del proyecto; es por ello que los agrega al registro de los interesados. ¿En qué circunstancia se requiere una solicitud de cambio para añadir información de los interesados?
Usted ha sostenido una comunicación regular con uno de los interesados clave del proyecto. No obstante, él no le ha devuelto sus últimas tres llamadas telefónicas ni asistió a la reunión más reciente. Otros interesados le comentan que ese interesado clave ya no cree que el proyecto logrará cumplir sus expectativas. ¿Como parte de que procesos documentará esto y tomará medidas?
Un director de proyectos acaba de ser asignado a un nuevo proyecto y se le ha dado el acta de constitución del proyecto aprobada. Lo primero que debe hacer el director del proyecto es:
Usted es el director del proyecto para un proyecto de una instalación de grandes dimensiones; y usted determinó que hay más de 200 potenciales interesados en el proyecto. Algunos de los interesados con los que se ha reunido no respaldan el proyecto. También sabe que, con tantos interesados, puede llegar a ser en extremo difícil, e incluso imposible, que todos estén ciento por ciento satisfechos con el producto final. ¿Cuál de los siguientes sería el mejor curso de acción que podría tomar?
Ha estado planificando un proyecto que tendrá como resultado numerosos cambios sobre el modelo de negocios de su compañía. El equipo que ejecutara el plan para la dirección del proyecto ya se ha identificado y espera obtener aprobación y dar pronto inicio al proyecto. Acaba de enterarse de que su proyecto tendrá impacto sobre el trabajo de 600 empleados de nivel administrativo que, de otro modo, no se ven involucrados en ningún aspecto de su proyecto. ¿Cuál es la mejor solución?
Identificar a los Interesados es:
Hay más de 30 interesados en su proyecto. El proyecto se realiza en otro país e incluye a algunos miembros del equipo virtuales con base en otros tres países. Afortunadamente, posee toda la tecnología necesaria para facilitar las comunicaciones entre las personas de todos los países involucrados. ¿Cuál de las siguiente opciones es lo más importante a considerar?
Usted es un directivo público que trabaja en su cuarto proyecto para encargar nuevos autobuses para una ruta de transporte entre dos ciudades. Incluye a un funcionario del gobierno como interesado e incluye reuniones con ese funcionario en el plan de involucramiento de los interesados. Su director se opone a tales actividades por considerarlas innecesarias. La mejor respuesta es informarle a su director que:
Usted tomó un proyecto de otro director que dejó la firma. Esta es un organización funcional y las diferentes unidades suelen ser algo hostiles entre sí. El proyecto es grande, lo cual involucra actividades que la organización no realizó nunca antes. Descubre que el proyecto cuenta con lo que parece ser la documentación adecuada, incluida un acta de constitución del proyecto acordada, un plan para la dirección del proyecto, una EDT, etc. El proyecto avanza de acuerdo con el cronograma y está dentro del presupuesto. Sin embargo, la atmósfera en las reuniones con el equipo del proyecto por lo general es tensa y los comentarios informales que realizan los participantes parecen indicar a un nivel alto de insatisfacción con el proyecto. Revisa todos los documentos más importantes del proyecto con los interesados clave y acuerdan en que aún son adecuados, pero esto no parece resolver el problema. ¿Cuál es la explicación más probable para esta situación?
El grado en el que un interesado en particular puede afectar negativa o positivamente un proyecto es su:
Su cliente le acaba de informar que una unidad de negocios que estaba involucrada en dar forma definitiva a los requisitos y al alcance y que utilizara los resultados del proyecto que usted está gestionando no participará de los esfuerzos de prueba. En lugar de ello, han postergado su participación hasta la aceptación de los entregables por parte del cliente. A usted no le parece que esto llegue a ser un problema significativo, ya que en el pasado su cliente estuvo a cargo de la gestión de esta unidad de negocios y ha demostrado gran compromiso en satisfacer las necesidades de las demás unidades de negocios afectadas. Sin embargo, a usted le preocupa que los interesados de esta unidad de negocios que antes se mostraban muy comprometidos con el proyecto ahora parecen haber perdido interés. Usted documenta esta decisión y revisa otros documentos del proyecto para determinar su impacto. ¿Con cuál de los siguientes procesos se relaciona más la evaluación de potenciales problemas de involucramiento de los interesados?
El proceso Gestionar el Involucramiento de los Interesados, ¿en cuál de las siguientes podría necesitar actualizaciones?
Un director de proyectos en un proyecto de implementación de un sitio Web multinacional está en una fiesta y habla con unos amigos que utilizarán este nuevo sitio Web con regularidad cuando se termine el proyecto y se implemente el sitio. Ellos describen algunos aspectos molestos del sitio Web actual. El director del proyecto le lleva esta retroalimentación al patrocinador y propone cambios en el diseño y el alcance. ¿Cuál de los siguientes describe mejor lo que ha hecho el director del proyecto?